Как да се справим с непризнатите разходи в бизнеса?

Какви са най-честите непризнати разходи, с които се сблъскват Вашите клиенти?

Най-често това са плащания в хранителни обекти и дребни услуги, за които няма официален документ. Въпреки че още при първата среща с клиента разясняваме кои разходи се признават и кои не, в такива ситуации отново им обръщаме внимание и периодично им припомняме за какво следи НАП. 

Можете ли да дадете пример за специфичен случай, когато непризнат разход е довел до значителни финансови последствия за бизнеса?

За моя радост не мога да дам пример от личната ми практика. Но имахме случай с клиент, който плащаше оперативен лизинг за автомобил, но го използваше както за служебни, така и за лични нужди. Това обстоятелство беше скрито от негова страна, но НАП имат ресурса да извършат необходимите проверки. Констатираха, че превозното средство е засечено извън границите на независимата икономическа дейност на фирмата и указаха да бъде начислен данък върху личното ползване заедно с лихвите.

Как „МКА Финанс“ помага на клиентите си да минимизират риска от непризнаване на разходи?

При добре функциониращите компании е нормално да се генерират малко непризнати разходи като напитки, храна, гориво или други разходи за транспорт. Ние от „МКА Финанс“ задължително информираме подробно нашите клиенти в началото на партньорството ни относно документирането на разходите и приходите. Също така съществува риск от санкции, ако НАП забележи неправомерно отразяване на разходи, които трябва да се третират като непризнати, т.е. с тях трябва да се увеличи данъчния резултат.

Какви са най-новите промени в законодателството, които могат да повлияят на признаването на разходите?

Една от промените в ЗКПО от 2024 година се отнася до посочване на скрито разпределение на печалба в годишната данъчна декларация от данъчно задължените лица. Законодателят определя санкция от 20% върху сумата, която проверяващият орган счете за скрито разпределена печалба и в случай че лицето само́ не е посочило това обстоятелство и само не се е обложило с 5%.

Има ли специфични отрасли или видове бизнес, които са по-предразположени към проблеми с непризнатите разходи?

Няма правило, но такива разходи по-често се срещат в отрасли като производството, хранително-вкусовата промишленост, търговия на дребно и др. Колкото по-голяма е дадена компания и колкото повече човешки ресурс притежава, толкова повече разходи е логично да прави и да има непризната част. Важно е да се вземат мерки навреме, преди сумата да нарасне прекалено.

Какви са общите препоръки за бизнесите, за да избегнат проблеми с непризнатите разходи?

На първо място е важна ефективната комуникацията и координацията между отделите в дадена компания. Разходът трябва да е свързан с дейността на предприятието и да се очакват бъдещи икономически изгоди от сделката. В общия случай съветваме клиентите си да изискват коректно попълнени фактури за всеки разход, който правят. В случай че е невъзможно да бъде получена фактура, е подходящо наличието на сключен договор между двете лица, на базата на който се плаща. 

Можете ли да обясните процеса на преглед и оптимизация на разходите, който предлагате на своите клиенти?

Процесът е сложен и индивидуален според нуждите на отделните фирми. Той в голяма степен е автоматизиран, но, генерално, преглеждаме всички разходни документи за съответния месец, проверяваме банковото извлечение за суми, които не отговарят на изпратените документи. След като всичко е осчетоводено, правим финална проверка дали липсва още нещо. Това става ясно най-вече от банковите извлечения - ако има плащания, а няма документи, ги изискваме от клиента, за да могат да бъдат признати и да не доведат до по-висок данък.

Каква добавена стойност предоставя „МКА Финанс“ на бизнесите, които се сблъскват с предизвикателството на непризнатите разходи?

Предимството на счетоводното обслужване от „МКА Финанс“ е, че ние сме постоянни спътници на нашите клиенти - както преди да стартират бизнеса си, така и след като той е развит и добре функциониращ. Партньорите ни могат да разчитат на нас във всеки един момент, когато имат нужда от професионален съвет. Ние им предлагаме повече от едно решение и оставяме на тях да направят финалния информиран избор. Според нас така успешно се гради доверие.